Élaboration d'un dossier commercial pour un développement durable Passation de marchés : un guide en 5 étapes
L'essentiel
1 : Développer les politiques responsables et les intégrer au processus de sélection des fournisseurs
Généralement, les directeurs des achats développent une vision en adéquation avec la politique commerciale responsable de l’entreprise. Les politiques d’achats spécifiques sont ensuite élaborées de façon à intégrer les valeurs RSE aux divers processus et critères de sélection et de gestion des fournisseurs.
2 : Fixer et communiquer des attentes claires aux fournisseurs
Une entreprise doit formuler clairement ses attentes lorsqu’elle échange avec un fournisseur. Cela passe généralement par la rédaction d’un code de conduite et l’intégration aux contrats, ainsi qu'aux interactions et communications avec les fournisseurs (comme les modèles d'appels d'offres).
3 : Intégration dans les pratiques d'achat
Fournir la vision, la formation et les outils nécessaires aux acheteurs pour intégrer l'approvisionnement durable dans leurs pratiques et décisions d'achats. Cela peut inclure un nouveau logiciel, une formation à la RSE et au commerce responsable, ainsi qu'un plan de gestion actualisé. Les programmes internes de gestion du changement informent les acheteurs d'entreprise de l'impact de leurs décisions d'achat au niveau de l'usine et encouragent la coopération entre ceux-ci, l'équipe de vente des fournisseurs et les unités de production lors de la planification des calendriers de production.
4 : Éduquer et soutenir les fournisseurs dans la définition de leurs propres normes commerciales
Dans le cadre de ce processus, les entreprises devraient encourager les fournisseurs à développer eux-mêmes des pratiques responsables. Communiquer aux fournisseurs les avantages du commerce responsable pour l’entreprise et la communauté nécessite d’aborder des sujets tels que la productivité, la qualité, l’aide à la communauté et son implication, le recrutement, la rotation du personnel et le renouvellement de contrats. Enfin, il est important de travailler en collaboration avec les fournisseurs pour structurer les objectifs de leurs performances commerciales responsables.
5 : Suivre en permanence les performances des fournisseurs en matière de RSE
Il est essentiel d’assurer une surveillance continue et de recourir aux évaluations ainsi qu’aux audits pour maintenir les performances environnementales et sociales des fournisseurs. Pour cela, l’utilisation de diverses sources de données et la contribution des parties prenantes s’avèrent vitales afin d’obtenir un aperçu juste et précis de l’évolution de leurs performances. Les entreprises peuvent accélérer considérablement leur programme et réaliser des économies en recherchant les initiatives similaires dans leur secteur d'activité, s’associant à leurs pairs pour développer des approches communes d’évaluation et de surveillance des fournisseurs.
6 : Gérer les attentes des parties prenantes et rendre compte des pratiques
La transparence est la dernière étape pour établir et maintenir la confiance des parties prenantes. Le programme doit produire des informations sur les performances des fournisseurs qui peuvent être incluses dans un rapport annuel sur la RSE.
Aller de l'avant
S’il est mis en œuvre efficacement, l’approvisionnement durable peut stimuler la croissance. Pour aller de l’avant, une entreprise doit :
- Identifier les principaux éléments de la législation sociale et environnementale en vigueur dans les pays de production des fournisseurs potentiels ;
- Se renseigner sur le niveau d'application dans ces pays pour évaluer les risques de production ;
- Vérifier si les fournisseurs potentiels peuvent obtenir une certification indépendante de conformité aux normes sociales et environnementales reconnues ;
- Définir clairement ses attentes auprès des fournisseurs et les informer que la conformité envers les lois applicables est une exigence de base ;
- Explorer les zones de risque potentiel avec les fournisseurs et convenir du niveau de performance souhaité. Si nécessaire, utilisez un code de conduite à l'intention des fournisseurs comme référence pour la conformité et intégrez les exigences des fournisseurs dans les contrats commerciaux ;
- Sensibiliser ses responsables des achats à l'impact que leurs pratiques peuvent avoir sur la production au niveau de l'usine ;
- Effectuer des évaluations des installations et des pratiques des fournisseurs, notamment par un contrôle indépendant exhaustif ou en organisant des visites sur place et des entretiens avec les travailleurs ;
- Découvrir les initiatives sectorielles qui peuvent aider à réaliser des évaluations et fournir des informations et des formations aux fournisseurs sur les pratiques commerciales responsables.