Audits van de toeleveringsketen – ESG-criteria en beste praktijken

Audits van de toeleveringsketen en ESG-audits staan steeds meer centraal in de manier waarop organisaties risico’s beheren, naleving waarborgen en zinvolle verbeteringen in hun leveranciersnetwerken stimuleren. Nu de druk van de regelgeving toeneemt en wereldwijde verstoringen kwetsbaarheden blijven blootleggen, hebben bedrijven behoefte aan een duidelijk, geloofwaardig inzicht in de praktijken van leveranciers. Uit een Gartner onderzoek uit 2024 blijkt dat 42% van de inkoopmanagers verstoringen van de toelevering als hun grootste risico ziet, waardoor zichtbaarheid in de prestaties en stabiliteit van leveranciers belangrijker dan ooit wordt.

Deze audits zijn steeds meer met elkaar verbonden. ESG-kwesties zoals arbeidsrechten, emissies en ethisch verantwoorde inkoop hebben een directe impact op de continuïteit van de toeleveringsketen. Tegelijkertijd vormen de prestaties van de toeleveringsketen het vermogen van een bedrijf om zijn ESG-toezeggingen na te komen. Voor hedendaagse bedrijven is inzicht in het doel en de functie van elk controletype de eerste stap naar het opbouwen van een leveranciersbestand dat zowel verantwoordelijk als veerkrachtig is.

Hoe de toeleveringsketen en ESG-audits samenwerken

Hoewel ze vaak door aparte teams of systemen worden beheerd, hebben ESG-audits en audits van de toeleveringsketen een gemeenschappelijk doel: risico’s identificeren, prestaties verbeteren en zorgdragen voor verantwoording over de activiteiten en het leveranciersbestand van een bedrijf. Door een goed begrip van de scope, criteria en doelstellingen van elke audit, kunnen bedrijven ESG-overwegingen beter integreren in hun toeleveringsstrategieën en zo een flexibeler, transparanter toeleveringsnetwerk creëren.

Wat is een audit van de toeleveringsketen?

Het uitvoeren van een audit van de toeleveringsketen moet een gestructureerde evaluatie zijn van de processen, activiteiten en risico’s die het toeleveringsnetwerk van een bedrijf omspannen, van de inkoop en productie van grondstoffen tot opslag, voorraadbeheer en uiteindelijke distributie. Het doel is om te beoordelen hoe efficiënt en verantwoord goederen en informatie door de toeleveringsketen bewegen en om hiaten te identificeren die tot onnodige vertragingen en extra kosten kunnen leiden, of die hun toeleveringsnetwerken in gevaar kunnen brengen.

Afhankelijk van de scope kan een audit inefficiënties in magazijnactiviteiten, kwetsbaarheden in leveranciersregio’s of mogelijkheden om verspilling te verminderen en leveringsprestaties te verbeteren aan het licht brengen. Het biedt ook inzicht op het gebied van gezondheid en veiligheid, ethisch verantwoord inkopen en de impact op het milieu.

Cruciaal is dat audits van de toeleveringsketen besluitvormers in staat stellen om van veronderstelling naar bewijs te gaan. Met een duidelijk zicht op wat er in hun interne en externe netwerken gebeurt, kunnen bedrijven slimmere beslissingen nemen om de continuïteit en winstgevendheid in een veranderende markt te waarborgen. Audits zijn een belangrijk instrument voor transparantie en veerkracht, zowel gericht op een specifieke kwestie als op de toeleveringsketen als geheel.

Wat is een ESG-audit?

Een ESG-audit is een formele beoordeling van het beleid, de praktijken en de prestaties van een bedrijf met betrekking tot milieu-, maatschappelijke en bestuurs criteria. In tegenstelling tot algemene duurzaamheidsaudits, die vaak gericht zijn op interne initiatieven of rapportageresultaten, evalueren ESG-audits hoe goed een organisatie en haar leveranciers materiële risico‘s beheren die verband houden met de impact op het klimaat, arbeidsrechten, ethisch gedrag en transparantie. De scope van een ESG-audit kan variëren, maar omvat doorgaans:

Bijhouden van emissies
Energieverbruik
Afval- en grondstoffenbeheer
Diversiteit en inclusie
Veiligheid en gezondheid
Maatregelen inzake anticorruptie
Naleving van regelgeving

ESG-audits spelen ook een cruciale rol in de ondersteuning van verplichte en vrijwillige rapportagekaders, en helpen bedrijven om aan de veranderende openbaarmakingseisen te voldoen en aan de verwachtingen van belanghebbenden te voldoen. Deze audits creëren een gestructureerde, door gegevens ondersteunde basis voor verantwoording en helpen meetbare vooruitgang en voortdurende inzet voor duurzame praktijken aan te tonen.

Naarmate ESG-factoren meer prioriteit krijgen in wereldwijde bedrijfsstrategieën, worden ze ook steeds meer geïntegreerd in bredere programma’s voor supply chain management programma’s. Naleving wordt niet langer uitsluitend gemeten aan de hand van leveringstermijnen of productkwaliteit – bedrijven worden geacht de prestaties van leveranciers te evalueren door de lens van milieu-impact en ethisch bestuur. Met ESG-audits kan de verantwoordingsplicht tot buiten de bedrijfsmuren worden uitgebreid, waarbij het toezicht op leveranciers wordt afgestemd op duurzaamheidsdoelstellingen op de lange termijn, verwachtingen van investeerders en wettelijke vereisten.

Het auditproces: Van planning naar correctieve actie

Het auditproces is ontworpen om zinvolle, nauwkeurige inzichten op te leveren, of het doel nu is om de prestaties van leveranciers te evalueren, duurzaamheidsmeetgegevens te benchmarken of operationele risico’s aan het licht te brengen. Met een goed uitgevoerde audit kunnen hiaten in de huidige processen aan het licht worden gebracht en kan er structuur worden aangebracht om meetbare, organisatiebrede verbeteringen door te voeren. Stappen die u op een rijtje wilt zetten voordat u begint met uw ESG- en toeleveringsketenaudits omvatten:

Definieer scope en criteria: Verduidelijk wat er geaudit zal worden en waarom. Dit omvat het bepalen van doelstellingen, het selecteren van relevante meetgegevens en het vaststellen welke delen van de externe toeleveringsketen en de interne organisatie bij de beoordeling worden betrokken.
Ontwikkel het auditplan: Stel een gestructureerd plan op om te bepalen hoe de audit zal worden uitgevoerd. Teams moeten hun verantwoordelijkheden, tijdschema’s en de manier waarop de resultaten worden vastgelegd op elkaar afstemmen om consistentie op alle auditlocaties te garanderen.
Verzamel en analiseer gegevens: Verzamel informatie aan de hand van checklists, bezoeken ter plaatse, interviews en het beoordelen van documentatie. Gegevens moeten in een gestandaardiseerd formaat worden vastgelegd om betrouwbaarheid te waarborgen en duidelijke vergelijkingen mogelijk te maken.
Rapporteer bevindingen duidelijk: Vertaal de resultaten naar een beknopte, gestructureerde rapportage. Het doel is om problemen aan het licht te brengen en interne teams en belanghebbenden het inzicht te geven dat nodig is om actie te ondernemen.
Implementeer correctieve acties: Identificeer specifieke follow-ups, wijs verantwoordelijkheid toe en stel deadlines vast voor oplossingen. De voortgang moet worden gemonitord en gedocumenteerd om ervoor te zorgen dat verbeteringen niet stoppen bij het rapport.

Goed uitgevoerde audits creëren een feedbacklus om de naald vooruit te bewegen, en niet slechts een momentopname van de huidige omstandigheden. Ze ondersteunen organisaties bij het versterken van interne controles, het stellen van duidelijkere verwachtingen aan leveranciers en het operationeel beter onderbouwen van duurzaamheids- en risicodoelstellingen.

Een uitgebreide checklist creëren voor de toeleveringsketen- en de ESG-audit

Auditcriteria moeten verder gaan dan oppervlakkige nalevingscontroles. Om effectief te zijn, moeten ze evalueren hoe een bedrijf en zijn leveranciers werken op basis van de belangrijkste milieu-, maatschappelijke en ethische dimensies. Deze categorieën geven aan wat er gemeten wordt, wat als risico wordt beschouwd en waar veranderingen moeten worden doorgevoerd. Met een grondige checklist kunnen bedrijven aan hun rapportageverplichtingen voldoen en hun leveranciers aan zinvolle standaarden houden.

Milieucriteria

Milieumeetgegevens leggen vast hoe bedrijven hun middelen beheren, milieuschade minimaliseren en zich aanpassen aan klimaatgerelateerde risico’s. Criteria kunnen zijn: energieverbruik, waterverbruik, afvalverwerkingspraktijken, controle op vervuiling en hoe materialen worden ingekocht en afgevoerd. Deze beoordelingen bieden kritiek inzicht in zowel naleving als afstemming op duurzaamheid op de langere termijn.

Een van de dringendste uitdagingen op het gebied van milieumeetgegevens is de CO₂-rapportage. Hoewel veel bedrijven scope 1- en scope 2-emissies bijhouden, hebben de meeste moeite met scope 3 (emissies die verband houden met hun toeleveringsketen). Deze emissies zijn goed voor ongeveer 75% van de CO₂-voetafdruk van een bedrijf, maar 80% van de organisaties zegt dat ze slechts beperkt inzicht hebben in dit niveau. Om deze hiaten op te vullen, wenden veel organisaties zich tot CO₂-beoordelingsoplossingen die het mogelijk maken om emissies op leveranciersniveau bij te houden en betrouwbare scope 3-gegevens te leveren ter ondersteuning van interne doelstellingen en externe rapportage.

Maatschappelijke en arbeidspraktijken

Bij maatschappelijke en arbeidsaudits wordt geëvalueerd hoe bedrijven de risico’s voor mensenrechten in hun waardeketens beheren. De auditors kijken nauwkeurig naar de arbeidsomstandigheden, het gezondheids- en veiligheidsbeleid en hoe de arbeidsnormen in de verschillende regio’s en lagen worden nageleefd. Dwangarbeid en moderne slavernij zijn een belangrijk aandachtspunt - bij audits wordt beoordeeld of leveranciers worden gescreend op risicofactoren en of er herstelprotocollen bestaan wanneer er overtredingen worden geconstateerd.

Bedrijven moeten op dit gebied meer dan intentie tonen en bewijs leveren van actieve due diligence. Dit omvat gedocumenteerde risicoanalyses, klachtenmechanismen voor werknemers en het opvolgen van correctieve acties. Deze praktijken zijn essentieel om ethische inkoop te garanderen en het welzijn van werknemers op grote schaal te waarborgen.

Ethisch bestuur en naleving

Bij bestuursaudits wordt beoordeeld hoe goed een bedrijf ethische bedrijfspraktijken handhaaft en de wettelijke normen naleeft. Dit omvat het controleren van anticorruptie- en antiomkopingsbeleid, financiële en ESG-openbaarmakingen en documentatie van leveranciers. Bij audits kunnen ook toezicht op bestuursniveau, interne verantwoordingsstructuren en de manier waarop bedrijven omgaan met belangenverstrengeling onderzocht worden.

Transparantie is een belangrijk aandachtspunt op dit niveau. Organisaties moeten aantonen dat besluitvormingsprocessen traceerbaar zijn en dat de inbreng van belanghebbenden wordt erkend. Krachtige bestuurspraktijken helpen juridische en reputatierisico’s te verminderen en ondersteunen geloofwaardige ESG-toezeggingen.

Risico’s en kwetsbaarheden in de toeleveringsketen

Verstoringen in de toeleveringsketen, door klimaatomstandigheden, wijzigingen in de regelgeving of geopolitieke instabiliteit, kunnen activiteiten zonder waarschuwing doen ontsporen. Daarom is het essentieel om niet alleen te evalueren hoe een toeleveringsketen onder normale omstandigheden presteert, maar ook hoe kwetsbaar deze is als het misgaat. Bij risicogerichte auditcriteria wordt onderzocht of een bedrijf zijn toeleveringsketen verder dan niveau 1 in kaart heeft gebracht, leveranciers of regio’s met een hoog risico heeft gemarkeerd en kritieke afhankelijkheden heeft geïdentificeerd die een bedreiging vormen voor de bedrijfscontinuïteit.

Bedrijven moeten ook de aanwezigheid en volwassenheid van noodplannen evalueren. Is er een gedocumenteerde strategie voor het rerouten van zendingen, bevoorrading bij alternatieve leveranciers of het in stand houden van de productie tijdens een shutdown? Worden deze plannen regelmatig getest en bijgewerkt?

Bij een krachtige audit wordt risico niet als een abstract concept behandeld. Het identificeert waar de kwetsbaarheden zich bevinden en beoordeelt of ze actief worden beheerd. Die inzichtelijkheid helpt bedrijven om robuuste strategieën voor risicomanagement van de toeleveringsketen te creëren en de veerkracht op te bouwen die nodig is om zich in realtime aan te passen.

Meetgegevens van prestaties toeleveringsketen

Hoewel duurzaamheidsmeetgegevens voor audits essentieel zijn voor een uitgebreide audit van de toeleveringsketen, staan operationele prestaties vaak centraal. Dit geldt met name voor bedrijven die inefficiënties willen identificeren en kosten willen beheersen. Audits moeten een evaluatie bevatten van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) die de gezondheid, snelheid en consistentie van de activiteiten in de toeleveringsketen weergeven. Bekende KPI’s zijn:

Percentage tijdige leveringen
Betrouwbaarheid van doorlooptijden
Nauwkeurigheid van de inventaris
Kostenvariatie en materiaalverspilling
Foutenpercentages kwaliteit
Capaciteitsgebruik
Reactievermogen van leveranciers
Logistieke efficiëntie (bv. routeoptimalisatie of consolidatie van zendingen)

Deze meetgegevens geven bedrijven inzicht in waar vertragingen optreden, hoe goed leveranciers aan de verwachtingen voldoen en of operationele beslissingen in lijn zijn met de strategische doelen. In combinatie met ESG-criteria creëren ze een completer beeld van de prestaties van de toeleveringsketen.

Het overwinnen van audituitdagingen: Beste praktijken voor duurzame vooruitgang

Zelfs de beste auditprogramma’s worden geconfronteerd met uitdagingen als het op implementatie aankomt. Gegevens zijn vaak verspreid over verschillende platforms. Leveranciers missen mogelijk de capaciteit – of de stimulans – om consistent of transparant op audits te reageren. Interne teams kunnen moeite hebben met het coördineren van functies, vooral wanneer audits meerdere regio’s of categorieën omvatten. Maar deze barrières zijn geen reden om af te schalen. Ze zijn een signaal dat het auditproces verder moet worden ontwikkeld.

De volgende beste praktijken helpen om auditprogramma’s om te zetten in aanjagers van voortdurende verbetering:

Stel duidelijke, op elkaar afgestemde doelstellingen: Doelstellingen moeten vooraf worden gedefinieerd en worden afgestemd op de bedrijfsprioriteiten. Door af te stemmen op ESG-doelstellingen, risicoblootstelling en nalevingsvereisten, kunnen toeleveringsketenaudits inzichten opleveren waar teams naar kunnen handelen.
Geef prioriteit aan wat het belangrijkst is: Met een risicogebaseerde aanpak kunnen bedrijven zich richten op gebieden met de grootste potentiële impact, zoals leveranciers in regio’s met een hoog risico, categorieën met overtredingen in het verleden of activiteiten die gebonden zijn aan wettelijke vereisten.
Bescherm de onafhankelijkheid van de auditor: Bevindingen hebben alleen waarde als ze de werkelijkheid weerspiegelen. Objectiviteit en toegang zijn essentieel voor nauwkeurige, geloofwaardige beoordelingen, zowel bij audits door externe partijen als door interne teams.
Zet gestructureerde acties door: Correctieve actieplannen moeten tijdlijnen, eigenaren en verwachtingen voor follow-up bevatten. Progressie moet worden gemonitord en afgedwongen, niet verondersteld.
Gebruik de juiste instrumenten: Digitale platforms bieden kartering van de toeleveringsketen om documentatie te centraliseren, auditbeoordelingen te standaardiseren en het eenvoudiger te maken om prestaties van leveranciers en regio’s te vergelijken.

Als toeleveringsketen- en ESG-audits worden geïntegreerd in bredere duurzaamheids- en risicomanagementstrategieën, worden ze een basis voor voortdurende betrokkenheid bij leveranciers, het bijhouden van prestaties en meetbare ESG-vooruitgang. Het doel is niet alleen om zwakke punten te identificeren, maar ook om een gestructureerd pad te creëren naar sterkere, meer verantwoordelijke toeleveringsketens.